Tankkosten im Betrieb: So viel kostet Tanken wirklich
Wer bei den Tankkosten im Betrieb nur auf den Preis an der Zapfsäule schaut, übersieht oft die größten Kostenfaktoren. Denn zwischen dem Tankvorgang und der fertigen Buchhaltung entstehen in vielen Unternehmen zusätzliche Aufwände: Belege müssen gesammelt, geprüft, erfasst und abgerechnet werden. Gerade bei mehreren Fahrzeugen im Fuhrpark können diese indirekten Kosten schnell höher ausfallen, als man zunächst denkt.
In diesem Beitrag zeigen wir, warum Tanken Betriebe mehr kostet als nur den reinen Spritpreis – und wie sich Tankkosten mit besseren Prozessen, mehr Transparenz und passenden Tankkarten senken lassen.
Tankkosten im Betrieb: Mehr als nur der Literpreis
Wenn man einen Bauunternehmer oder Handwerksbetrieb fragt, was Tanken kostet, wird häufig zuerst der aktuelle Diesel- oder Benzinpreis genannt. Das ist verständlich, denn der Preis an der Zapfsäule ist sichtbar und direkt spürbar.
Doch die tatsächlichen Tankkosten im Betrieb setzen sich aus mehreren Bestandteilen zusammen. Neben dem Kraftstoffpreis spielen auch Verwaltungsaufwand, Buchhaltung, Belegmanagement, fehlende Transparenz und Liquidität eine wichtige Rolle.
Zu den direkten Tankkosten zählen vor allem Kraftstoffpreise, Steuern und Gebühren. Die indirekten Kosten entstehen dagegen oft im Hintergrund – zum Beispiel durch manuelle Abrechnungen, verlorene Tankbelege oder zeitaufwendige Prüfprozesse.
Die offensichtlichen Kosten: Kraftstoff, Steuern und Gebühren
Der größte Kostenblock bleibt natürlich der Kraftstoff selbst. Diesel, Benzin oder Strom für E-Fahrzeuge belasten den Fuhrpark regelmäßig – besonders bei Betrieben mit vielen Fahrten, wechselnden Baustellen oder mehreren Servicefahrzeugen.
Hier können Tankkarten helfen, bessere Konditionen zu nutzen und Tankvorgänge zentral abzurechnen. Die BAMAKA unterstützt Betriebe dabei durch gebündelte Einkaufsvorteile und passende Tankkartenangebote für Unternehmen.
Doch die eigentliche Ersparnis liegt oft nicht nur im Literpreis. Besonders viel Potenzial steckt in den Prozessen rund um das Tanken.
Versteckte Tankkosten entstehen durch Belege und Verwaltung
Typische Aufwandstreiber
- Zeitverlust beim Mitarbeiter: Der Fahrer muss bar oder mit privater Karte zahlen, den Tankbeleg aufbewahren und später im Büro einreichen.
- Bargeld- und Vorschussverwaltung: Die Buchhaltung muss Bargeld vorhalten, Vorschüsse auszahlen oder Reisekostenabrechnungen für einzelne Tankvorgänge erstellen.
- Prüfung der Belege: Jede einzelne Quittung muss kontrolliert, erfasst, kontiert und steuerlich korrekt verarbeitet werden.
- Fehlende Übersicht: Ohne zentrale Tankabrechnung ist oft schwer nachvollziehbar, welches Fahrzeug wann, wo und wie viel getankt hat.
Kosten senken mit BAMAKA Tankkarte
- Weniger Aufwand in der Buchhaltung: Eine Sammelrechnung ersetzt viele einzelne Tankbelege.
- Mehr Transparenz im Fuhrpark: Du siehst, welcher Fahrer wann, wo und wie viel getankt hat.
- Bessere Planbarkeit: Durch die gebündelte Abrechnung behalten Betriebe ihre Tankkosten einfacher im Blick.
- Liquiditätsvorteil: Die Zahlung erfolgt gesammelt per Lastschrift. Das kann die Liquidität im Vergleich zu Barzahlungen oder Einzelabrechnungen entlasten.
- Attraktive Konditionen: Ab einem monatlichen Volumen von 1.500 Litern über den gesamten Fuhrpark sind individuelle Pakete möglich, mit denen sich die Tankkosten weiter optimieren lassen.
Ohne professionelle Tankkarte oder zentrale Tankabrechnung entsteht in vielen Betrieben ein hoher bürokratischer Aufwand. Was im Alltag wie eine Kleinigkeit wirkt, summiert sich über Wochen und Monate zu einem echten Kostenfaktor.
Gerade bei mehreren Fahrzeugen im Fuhrpark wird aus einzelnen Tankbelegen schnell ein hoher Verwaltungsaufwand. Wer seine Tankkosten senken möchte, sollte deshalb nicht nur auf Rabatte achten, sondern auch auf effiziente Prozesse.
Rechenbeispiel: So teuer kann manuelle Tankabrechnung werden
Ein einfaches Beispiel zeigt, wie schnell indirekte Tankkosten entstehen können: Wenn ein Mitarbeiter pro Monat etwa 30 Minuten mit dem Sammeln und Einreichen von Tankbelegen verbringt und die Buchhaltung weitere 30 Minuten für die manuelle Erfassung benötigt, entsteht pro Fahrzeug bereits eine Stunde Aufwand im Monat.
Bei einem angenommenen internen Verrechnungssatz von 60 Euro pro Stunde entspricht das:
/ 60 Euro pro Monat und Fahrzeug
/ 720 Euro pro Jahr und Fahrzeug
/ 7.200 Euro pro Jahr bei 10 Fahrzeugen
Diese Kosten entstehen zusätzlich zum eigentlichen Kraftstoffpreis. Sie tauchen nicht direkt auf dem Tankbeleg auf, belasten den Betrieb aber trotzdem.
Fehlende Transparenz kann die Tankkosten zusätzlich erhöhen
„Wer nicht misst, kann nicht steuern“, sagt Claudia Schulz, Produktmanagerin für das Thema Tanken bei der BAMAKA. Ohne Sammelabrechnung und klare Auswertung fällt oft erst spät auf, wenn ein Fahrzeug ungewöhnlich viel Kraftstoff verbraucht oder Tankvorgänge nicht plausibel erscheinen. Auch Preisunterschiede zwischen Tankstellen, unnötige Umwege oder unklare Zuständigkeiten können die Tankkosten im Fuhrpark erhöhen.
Eine zentrale Tankabrechnung schafft hier mehr Transparenz. Betriebe sehen schneller, wann, wo und in welchem Umfang getankt wurde. Auffälligkeiten lassen sich leichter erkennen und Prozesse gezielter steuern.
Wann lohnt sich eine Tankkarte für Betriebe?
Eine Tankkarte lohnt sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit mehreren Fahrzeugen unterwegs sind. Dazu gehören zum Beispiel Bauunternehmen, Handwerksbetriebe, Servicebetriebe oder Unternehmen mit Außendienst und wechselnden Einsatzorten.
Besonders sinnvoll ist eine Tankkarte, wenn:
/ mehrere Fahrzeuge regelmäßig tanken
/ viele einzelne Tankbelege in der Buchhaltung landen
/ Tankkosten im Fuhrpark transparenter ausgewertet werden sollen
/ der Verwaltungsaufwand reduziert werden soll
/ individuelle Konditionen für größere Tankvolumen interessant sind
Je größer der Fuhrpark und je häufiger getankt wird, desto stärker wirken sich Prozessvorteile und Transparenz auf die tatsächlichen Tankkosten aus.
Fazit: Tankkosten sind mehr als Sprit im Tank
Die tatsächlichen Tankkosten im Betrieb bestehen nicht nur aus dem Preis für Diesel, Benzin oder Strom. Auch Belegverwaltung, Buchhaltung, fehlende Transparenz und manuelle Prozesse kosten Zeit und Geld.
Wer seine Tankkosten senken möchte, sollte deshalb den gesamten Ablauf rund ums Tanken betrachten. Mit einer passenden Tankkarte lassen sich Einzelbelege reduzieren, Abrechnungen vereinfachen und Kosten im Fuhrpark transparenter steuern.
Lass uns gemeinsam deine Tankkosten analysieren
Wie viel Zeit verbringt dein Team mit der Verwaltung von Tankbelegen? Und wie transparent sind die Tankkosten in deinem Fuhrpark wirklich?