Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen
Sommer, Sonne, Urlaubszeit – was für Mitarbeitende die schönste Zeit des Jahres ist, kann für Fuhrparkverantwortliche schnell zur Herausforderung werden. Denn wenn der Firmenwagen mit in den Urlaub genommen wird, stellen sich viele praktische und rechtliche Fragen: Darf der Dienstwagen überhaupt ins Ausland? Wer zahlt Maut, Vignetten oder Fähren? Und was passiert, wenn es unterwegs zu einer Panne oder einem Unfall kommt?
Gerade bei Urlaubsfahrten mit dem Firmenwagen lohnt es sich, frühzeitig klare Regeln zu schaffen. Denn je besser Dienstwagenordnung, Versicherungsschutz und Zuständigkeiten vorbereitet sind, desto geringer ist das Risiko für unnötige Kosten, Missverständnisse oder aufwendige Klärungen im Schadenfall.
Andreas Röttgen, zertifizierter Fuhrparkmanager bei der BAMAKA, kennt diese Fragen aus der Praxis: „Viele Unternehmen regeln das völlig lapidar. Das führt später zu Problemen und unnötigen Kosten.“
In diesem Beitrag erfährst du, worauf du achten solltest, wenn Mitarbeitende mit dem Firmenwagen ins Ausland fahren – und wie du deinen Fuhrpark rechtzeitig urlaubsfit machst.
Car Policy: Die Grundlage für Dienstwagen im Urlaub
Eine gute Dienstwagenordnung, auch Car Policy genannt, regelt weit mehr als nur Fahrzeugklasse, Tankkarte oder private Nutzung. Gerade beim Thema Dienstwagen im Urlaub wird sie zum entscheidenden Regelwerk.
Wichtig ist vor allem, dass du klar festlegst, welche Fahrten erlaubt sind und welche Bedingungen gelten. Dazu gehören zum Beispiel:
Länderfreigaben
Definiere eindeutig, in welche Länder mit dem Firmenwagen gereist werden darf. Sinnvoll ist es, erlaubte Länder konkret zu benennen und alle weiteren Reisen unter den Vorbehalt einer Einzelfallprüfung zu stellen.
Kostenübernahme
Kläre vorab, wer Maut, Vignetten, Fähren oder zusätzliche Parkgebühren im Ausland übernimmt. Auch die Frage, ob im Ausland auf Firmenkosten getankt oder geladen werden darf, sollte eindeutig geregelt sein.
Panne oder Unfall
Lege fest, was Mitarbeitende bei Panne oder Unfall tun müssen. Dazu gehören Ansprechpartner, Werkstattwahl, mögliche Rückführung des Fahrzeugs und die Frage, wer im Betrieb zuerst informiert werden muss.
Firmenwagen im Ausland: Versicherungsschutz und Grüne Karte prüfen
Der Versicherungsschutz ist bei Fahrten ins Ausland nicht immer automatisch so eindeutig, wie viele Unternehmen denken. Deshalb solltest du vor einer Urlaubsfahrt mit dem Firmenwagen prüfen, welche Länder, Regionen und Schadenfälle tatsächlich abgedeckt sind.
Besonders wichtig sind dabei:
/ Versicherungsschutz im Ausland: Prüfe, ob Fahrten in alle geplanten Urlaubsländer abgesichert sind. Manche Versicherungen schließen bestimmte Regionen oder Krisengebiete aus. Diese Einschränkungen sollten auch in deiner Car Policy berücksichtigt werden.
/ Grüne Versicherungskarte: Innerhalb der EU ist die Grüne Versicherungskarte zwar meist nicht mehr zwingend erforderlich. In der Praxis kann sie trotzdem hilfreich sein – etwa bei Polizeikontrollen oder bei der Schadenaufnahme nach einem Unfall.
Andreas Röttgen berichtet aus der Praxis: „Ich hatte erst kürzlich einen Fall in Süditalien, wo die Polizei explizit danach gefragt hat. Lieber einmal zu viel mitnehmen, als im Ausland festzusitzen.“ Für Fuhrparkverantwortliche heißt das: Gib Mitarbeitenden vor der Reise eine klare Checkliste mit. So wissen sie genau, welche Unterlagen sie benötigen und was im Ernstfall zu tun ist.
Unfall oder Panne mit dem Firmenwagen im Ausland: Was ist zu tun?
Bei Problemen unterwegs solltest du klar zwischen Pannenhilfe und Unfallmanagement unterscheiden. Denn ein platter Reifen ist organisatorisch etwas anderes als ein Unfall mit Personenschaden oder einem nicht mehr fahrbereiten Fahrzeug.
/ Pannenhilfe: Eine leere Batterie, ein Reifenschaden oder kleinere technische Probleme sind häufig über ADAC, Versicherung, Leasingvertrag oder Mobilitätsgarantie abgedeckt. Prüfe aber vorab, welche Leistungen auch im Ausland gelten.
/ Unfallmanagement: Komplexer wird es, wenn ein anderes Fahrzeug beteiligt ist, ein Personenschaden vorliegt oder das Fahrzeug nicht mehr fahrbereit ist. Dann geht es schnell um Gutachten, Versicherungsabstimmung, Partnerwerkstätten, Wertminderung, Leasingfreigaben und gegebenenfalls Fahrzeugrückführung.
Gerade kleine und mittlere Betriebe haben hierfür oft keine eigenen Strukturen. Das kann im Ausland schnell teuer und zeitaufwendig werden.
Der BAMAKA-Mengenhebel: Unfallmanagement auch für kleine Fuhrparks
„Viele Betriebe haben keine Lösung für die komplexe Unfallabwicklung im Ausland“, so Andreas Röttgen.
Die BAMAKA arbeitet im Bereich Unfallmanagement mit etablierten Partnern zusammen. Das Besondere: Während große Dienstleister kleinere Fuhrparks oft nicht direkt aufnehmen, ermöglicht die BAMAKA ihren Mitgliedern den Zugang zu professionellen Strukturen – inklusive 24/7-Hotline. Dabei spielt die Größe deines Fuhrparks keine entscheidende Rolle. Denn die BAMAKA bündelt als Einkaufsgesellschaft viele betreute Fahrzeuge und vertritt diese wie einen großen Fuhrpark.
Technik und Dokumentation: Vor und nach der Urlaubsfahrt prüfen
Neben rechtlichen und organisatorischen Fragen solltest du auch den technischen Zustand des Firmenwagens im Blick behalten. Lange Strecken, hohe Temperaturen und volle Beladung belasten Reifen, Batterie und Bremsen deutlich stärker als der normale Arbeitsweg.
Vor der Abfahrt sollten Mitarbeitende deshalb prüfen:
/ Reifendruck, besonders bei voller Beladung
/ Flüssigkeitsstände
/ Beleuchtung
/ Warnweste, Warndreieck und Verbandskasten
/ Ladekabel und Ladeplanung bei E-Fahrzeugen
/ wichtige Fahrzeugunterlagen
/ Versicherungskarte und Notfallkontakte
Auch die Dokumentation ist wichtig. Andreas Röttgen empfiehlt, Kilometerstand und Fahrzeugzustand vor und nach der Urlaubsfahrt festzuhalten. „Leider erleben wir oft, dass Schäden aus dem Ausland ‚importiert‘ und dann als Parkrempler in Deutschland deklariert werden, um den Aufwand im Urlaub zu umgehen.“
Für Unternehmen bedeutet das: Je klarer der Zustand vor Fahrtantritt dokumentiert ist, desto einfacher lassen sich spätere Schäden nachvollziehen.
Fazit: Klare Strukturen schaffen Sicherheit
Viele Unternehmen führen ihren Fuhrpark „nebenbei“. Doch das Thema ist zu komplex für halbe Sachen. Ein gut geführter Fuhrpark basiert zu 60% auf den Strukturen des Unternehmens und zu 40% auf der Eigenverantwortung des Mitarbeiters. Wenn der Rahmen (die Car Policy) stimmt, hat der Mitarbeiter weniger Interpretationsspielraum und das Risiko für den Betrieb. sinkt.
Du kannst dein Flottenmanagement auch komplett an die BAMAKA outsourcen. Andreas Röttgen und sein Team agieren als externe Fachleute, die Prozesse steuern, begleiten und Sie auf Risiken aufmerksam machen.
