Starte dein Fuhrparkjahr mit einer strukturierten Januar-Inventur: Mit sechs klaren Checks zu Terminen (HU/UVV/Führerschein), Datenpflege, Laufleistungen, Beschaffung und Gültigkeiten bereitest du deinen Fuhrpark optimal auf das kommende Jahr vor.
Der Januar ist nicht nur die Zeit der guten Vorsätze, sondern auch der perfekte Zeitpunkt für einen systematischen Fuhrpark-Check. Andreas Röttgen, Fuhrparkmanager bei der BAMAKA, empfiehlt, das Fuhrparkmanagement zum Jahresstart ganzheitlich zu prüfen. Wer jetzt die Weichen stellt, profitiert das ganze Jahr über von mehr Effizienz, Rechtssicherheit und Kostentransparenz.
Die Fuhrpark-Checkliste für den Januar:
1. Termine planen & Zuständigkeiten klären
HU, Inspektion, UVV und Führerscheinkontrolle sind keine Nebensache, sondern zentrale Pflichttermine im Fuhrparkmanagement mit direkten Auswirkungen auf Haftung und Kosten. Besonders die Halterhaftung ist dabei ein entscheidender Faktor. Viele Unternehmen verlieren jährlich Geld – nicht, weil Termine schwer zu organisieren wären, sondern weil Zuständigkeiten unklar sind oder Fristen im Alltag untergehen.
Ein guter Jahresstart heißt deshalb: Termine nicht nur sammeln, sondern verbindlich zuweisen – auf Fahrzeug- oder Fahrerebene.
Beispiele für planbare Termine im Fuhrpark:
- Fahrzeug: HU/TÜV, Inspektion, Reifenwechsel, UVV-Prüfung
- Fahrer: Führerscheinkontrolle, Pflichtunterweisungen, jährliche Fahrzeugchecks (Reinigung/Flüssigkeiten)
Je früher Fahrer ihren Termin kennen, desto besser funktioniert die Übergabe der Verantwortung – inklusive Nachweisführung.
2. Inspektionen bündeln
Bei Terminen zur Hauptuntersuchung und Inspektion lohnt sich ein Blick auf Menge und Verteilung:
Wie viele Fahrzeuge sind wann fällig? Lassen sich Prüfungen bündeln?
Wer zum Beispiel planbar 10–15 Fahrzeuge pro Jahr oder in einem festen Zeitraum an einen Partner übergibt, verbessert seine Verhandlungsposition und kann Kosten im Fuhrpark gezielt senken.
3. Datenpflege im Januar
Eine Inventur funktioniert nur mit gepflegten Daten. Der Jahresstart ist ideal, um systematisch zu prüfen:
- Passt die Zuordnung zwischen Fahrer und Fahrzeug noch?
- Stimmen Kontaktdaten und Adressen?
- Sind Verträge sauber hinterlegt (Leasing, Service, Tankkarte etc.)?
- Gibt es neue Fahrzeuge, die direkt eingepflegt werden müssen?
Aktuelle Daten ermöglichen automatisierte Termine, verlässliche Auswertungen und weniger Rückfragen im Tagesgeschäft. In der Software zur Fuhrparkverwaltung der BAMAKA pflegst du alle Informationen zentral an einem Ort.
4. Laufleistungen prüfen
Ein oft unterschätzter Kostenblock sind abweichende Laufleistungen. Wenn vertraglich 40.000 km vereinbart sind, tatsächlich aber nur 20.000 km gefahren werden, zahlst du dauerhaft eine zu hohe Leasingrate – umgekehrt drohen Mehrkilometerkosten.
Januar-Check:
- Aktuelle Kilometerstände erfassen (in der BAMAKA Fuhrparksoftware automatisiert über die Tankkartenabrechnung)
- Vertragliche vs. erwartete Laufleistung vergleichen
- Anpassungen planen oder Wiedervorlagen setzen (z. B. erneute Prüfung zur Jahresmitte)
5. Ersatzbeschaffung & Zusatzbedarf planen
In der Regel sind Neubestellungen bereits im Vorjahr angestoßen. Trotzdem gibt es im Jahresverlauf fast immer Zusatzbedarf: neue Mitarbeitende, Rollenwechsel, Standortwechsel, Rückläufer oder kurzfristige Abgänge.
Ein guter Jahresstart bedeutet:
- Rückgaben und Nutzungsenden sichtbar machen
- Bedarfsspitzen früh erkennen
- Übergangslösungen einplanen (z. B. Langzeitmiete – hier kann die BAMAKA unterstützen)
So steuerst du Ersatzbeschaffungen nicht reaktiv, sondern planvoll und transparent.
6. Gültigkeiten prüfen
Viele kleine Gültigkeiten verursachen unnötige Nacharbeit oder Risiken, wenn sie unbemerkt ablaufen:
- Sind Tankkarten gültig?
- Ist Verbandsmaterial im Datum?
- Wurde das Tire-Kit geprüft?
- Sind Unterlagen und Ausstattungen vollständig?
Auch hier gilt: einmal sauber prüfen, dann Wiedervorlagen setzen.
Damit aus Listen echte Steuerung wird
Genau für diese Art Jahresstart ist ein zentrales Terminmanagement entscheidend: In der Software zur Fuhrparkverwaltung der BAMAKA lassen sich alle Termine auf Fahrer- oder Fahrzeugebene hinterlegen – inklusive Wiedervorlage mit den notwendigen Informationen.
Besonders komfortabel: Die BAMAKA Führerscheinkontrolle kann automatisiert laufen – Fahrer sind angelegt und erhalten im Prüfzeitraum automatisch eine E-Mail. Das entlastet den Fuhrpark und erhöht die Nachweisbarkeit.
